Hiện tại gói CentriX Business đang có chương trình dùng thử cuối năm tới 30 ngày chỉ 0 đồng thôi! Nhắn ngay cho CentriX để được tư vấn đăng ký dùng thử nhé!
File công ty, nhưng lại nằm khắp nơi
Bạn có từng nghe những câu quen thuộc này trong doanh nghiệp?
- “File này ai giữ nhỉ?”
- “Anh A nghỉ rồi, không biết file ở đâu…”
- “Dùng nhầm version cũ rồi!”
- “Sao mỗi người lưu một kiểu vậy?”
Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đang để tài liệu công ty nằm rải rác trên laptop cá nhân, email riêng, Google Drive cá nhân, Zalo, Slack…. Ban đầu có vẻ tiện, nhưng càng về sau càng trở thành một mớ hỗn độn.
👉 Vấn đề không phải do nhân viên cẩu thả, mà vì doanh nghiệp chưa có một hệ thống lưu trữ file tập trung đúng nghĩa.
Vì sao file cá nhân luôn trở nên lộn xộn theo thời gian?
1. Không có chuẩn lưu trữ chung
Mỗi người tự tạo folder theo thói quen:
- “File mới”
- “File sửa”
- “File final”
- “File final v2”
Sau vài tháng, chính người tạo cũng không nhớ đâu là bản đúng.
2. Không có người “sở hữu cuối cùng” của dữ liệu
File nằm trong máy cá nhân → vô thức trở thành “của riêng”.
Doanh nghiệp không kiểm soát được:
- Ai đang giữ file
- File được chỉnh sửa khi nào
- Ai đang dùng phiên bản nào
3. File tăng lên theo thời gian, nhưng hệ thống thì không
Càng nhiều dự án, càng nhiều khách hàng → số lượng file tăng theo cấp số nhân.
Nếu không có hệ thống, sự lộn xộn là điều chắc chắn xảy ra.
Theo nghiên cứu của McKinsey, nhân viên văn phòng có thể mất 20–25% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm thông tin và tài liệu – một con số cực kỳ lãng phí nếu nhân lên cho cả doanh nghiệp.
Hậu quả khi doanh nghiệp để file nằm rải rác trên máy cá nhân
❌ Mất thời gian, giảm năng suất
Thay vì làm việc tạo giá trị, nhân viên dành thời gian:
- Tìm file
- Hỏi file
- Làm lại file vì không tìm thấy bản cũ
❌ Dùng nhầm phiên bản, sai sót công việc
Proposal cũ gửi cho khách, hợp đồng dùng sai version…
Những lỗi nhỏ này có thể gây hậu quả lớn về uy tín và pháp lý.
❌ Thất thoát dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc
Đây là rủi ro lớn nhất:
- Nhân viên nghỉ → laptop trả lại
- Nhưng file nằm trong tài khoản cá nhân → không thu hồi được
Lưu trữ file doanh nghiệp tập trung là gì?
Lưu trữ file doanh nghiệp tập trung nghĩa là:
- Tất cả file của công ty nằm trong một hệ thống duy nhất
- Có cấu trúc rõ ràng theo phòng ban, dự án, khách hàng
- Có phân quyền truy cập
- Có lịch sử chỉnh sửa & truy vết
Quan trọng nhất:
👉 File thuộc về doanh nghiệp, không thuộc về cá nhân nào.
CentriX Business giải quyết triệt để tình trạng lộn xộn file cá nhân
CentriX Business là nền tảng quản trị doanh nghiệp AI, trong đó lưu trữ & quản lý file tập trung là một trụ cột quan trọng.
1. Một hệ thống – một nơi duy nhất lưu file
- Toàn bộ file được lưu trong hệ thống doanh nghiệp
- Không phụ thuộc email cá nhân
- Không nằm rải rác trên máy cá nhân
👉 Điều này giúp doanh nghiệp làm chủ dữ liệu ngay từ gốc.
2. Cấu trúc file rõ ràng theo phòng ban & dự án
- Marketing / Sales / HR / Vận hành
- Theo dự án, theo khách hàng, theo thời gian
Ai vào cũng hiểu – không cần hỏi.
👉 Tìm hiểu chi tiết tại: https://centrixapp.vn/
3. Phân quyền & kiểm soát truy cập chặt chẽ
- Ai được xem?
- Ai được chỉnh sửa?
- Ai được tải về?
Tránh tình trạng:
“Ai cũng mở được – ai cũng xoá được”
Khi nhân viên nghỉ việc, file vẫn ở lại
Với CentriX Business:
- Khoá tài khoản nhân sự nghỉ việc chỉ trong 1 click
- File không bị mất
- Công việc tiếp tục bình thường
👉 Doanh nghiệp không còn “toát mồ hôi” mỗi khi có biến động nhân sự.
Case minh họa: Doanh nghiệp 30–40 nhân sự
Trước CentriX Business
- File phân tán
- Mất thời gian tìm kiếm
- Phụ thuộc cá nhân
Sau CentriX Business
- 1 hệ thống duy nhất
- File gọn gàng, dễ tìm
- Dễ bàn giao, dễ mở rộng
Kết luận
File và dữ liệu không chỉ là “tài liệu”, mà là tài sản vận hành của doanh nghiệp.
Để chúng nằm trên máy cá nhân là một rủi ro lớn.
👉 CentriX Business giúp doanh nghiệp chấm dứt lộn xộn file cá nhân, đưa toàn bộ dữ liệu về một hệ thống tập trung – an toàn – dễ quản lý.
Khám phá ngay tại: https://centrixapp.vn/