Bạn thấy Notion quá phức tạp, không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững Block, Page và Database – ba yếu tố cốt lõi giúp bạn xây dựng hệ thống Notion rõ ràng, dễ dùng và cực kỳ hiệu quả, ngay cả khi bạn là người mới hoàn toàn.
Notion đã trở thành một trong những công cụ năng suất phát phát triển nhanh nhất trong 5 năm qua, với số lượng người dùng tăng trưởng hơn 200% mỗi năm. Điều đặc biệt nằm ở chỗ Notion không chỉ là ứng dụng ghi chú đơn thuần. Nó là “all-in-one workspace” – nơi bạn có thể quản lý công việc, ý tưởng, dự án, dữ liệu, tài liệu và thậm chí là xây dựng hệ thống quản lý cuộc sống của riêng mình.
Tuy nhiên, chính vì Notion quá mạnh và quá linh hoạt, nhiều người mới mở Notion lên và… không biết phải làm gì. Nếu bạn cảm thấy vậy, thì bài hướng dẫn này chính là dành cho bạn.
Trong Phần 1 này, bạn sẽ nắm được ba nền tảng quan trọng nhất: Block – Page – Database. Khi đã hiểu rõ ba yếu tố này, bạn coi như đã nắm được 70% tư duy cốt lõi để sử dụng Notion hiệu quả.
Notion là gì và vì sao lại trở nên phổ biến?
Notion được xem như một công cụ hợp nhất mọi nhu cầu của người dùng: ghi chú, quản lý dự án, lưu trữ tài liệu, sáng tạo nội dung và tổ chức thông tin.
Notion tăng trưởng nhanh nhất trong nhóm ứng dụng năng suất
Theo báo cáo Notion 2024:
- Hơn 30 triệu người dùng hoạt động mỗi tháng
- Cộng đồng người dùng tăng trưởng hơn 270% tại thị trường châu Á
- Hơn 95% doanh nghiệp trong Fortune 500 có sử dụng Notion
Tốc độ tăng trưởng này biến Notion thành một trong những nền tảng năng suất được yêu thích nhất thế giới.
Vì sao người dùng yêu thích Notion?
Lý do lớn nhất là tính linh hoạt “blank slate” – Notion cho bạn một nền tảng trống để tự thiết kế hệ thống của riêng mình. Bạn có thể biến Notion thành:
- Sổ tay ghi chú
- Lịch nội dung marketing
- Dashboard quản lý công việc
- Hệ thống quản lý tài chính
- Wiki cá nhân hoặc wiki doanh nghiệp
- CRM mini
- Thậm chí một website đơn giản
Không giới hạn. Không ràng buộc. Tự do tuyệt đối.
Block – “viên gạch” tạo nên mọi thứ trong Notion
Block là đơn vị nhỏ nhất của Notion. Nói cách khác:
Mọi thứ trong Notion đều là block.
Một dòng chữ là block.
Một checklist là block.
Một hình ảnh là block.
Một bảng biểu là block.
Một video YouTube cũng là block.
Notion hiện hỗ trợ hơn 90 loại block và 500+ dịch vụ embed.
Các loại block quan trọng mà người mới cần biết
Block văn bản
Dùng để tạo nội dung:
- Text
- Heading 1, 2, 3
- Quote
- Callout
Block danh sách
Rất quen thuộc nếu bạn thích ghi chú nhanh:
- To-do list
- Bullet list
- Numbered list
- Toggle list
Block media
Bạn có thể chèn:
- Ảnh
- Video YouTube
- File PDF
- File từ Google Drive hoặc OneDrive
Block nâng cao
Dành cho người dùng trung cấp hoặc chuyên nghiệp:
- Synced Block
- Code Block
- Database Block
Notion hỗ trợ Markdown
Markdown giúp viết nhanh hơn và mượt hơn:
- # → Heading
- **text** → Chữ đậm
- – → Bullet
- [] → Checkbox
Nhờ Markdown, tốc độ ghi chú trong Notion tăng 30–40%.
Page – Không gian làm việc chính của bạn trong Notion
Page là nơi bạn tạo nội dung, lưu trữ, hoặc tổ chức mọi thứ. Bạn có thể xem Page như sự kết hợp giữa “folder” và “tài liệu”.
Page có thể chứa:
- Block
- Media
- Subpage
- Database
- Template
Cách tạo Page trong Notion
Có 3 cách đơn giản:
1. Tạo từ sidebar
Nhấn dấu + cạnh workspace.
2. Tạo bằng lệnh /page
Gõ /page ngay trên một trang có sẵn.
3. Gõ /new để tạo nhanh
Tiện lợi khi đang soạn thảo.
Subpage – bí quyết giữ Notion gọn gàng
Vì Notion không có thư mục, bạn phải dùng Subpage để phân cấp nội dung.
Ví dụ:
📂 Work Dashboard
├── Tasks
├── Projects
├── Meeting Notes
Nguyên tắc quan trọng nhất:
Không có nội dung nào nằm sâu hơn 3 cú nhấp chuột.
Điều này giúp bạn không bị lạc trong chính workspace của mình.
Database – “trái tim” của sức mạnh trong Notion
Database là lý do khiến Notion vượt trội hơn mọi ứng dụng ghi chú khác.
Database cho phép bạn tổ chức dữ liệu như bảng tính nhưng linh hoạt gấp nhiều lần.
Một database gồm nhiều item, và mỗi item là một page độc lập.
Các thuộc tính quan trọng trong Database
- Text
- Select / Multi-select
- Checkbox
- Date
- Number
- URL
- Files & Media
- Relation
- Rollup
Relation và Rollup giúp Notion hoạt động như Airtable – cực mạnh cho workflow chuyên nghiệp.
Các dạng View trong Database
Table View
Dạng bảng, dùng để lưu dữ liệu lớn.
Board View (Kanban)
Cực hợp cho:
- Quản lý công việc
- Quy trình sản xuất nội dung
- Pipeline bán hàng
Calendar View
Dùng thuộc tính Date để hiển thị lịch.
Timeline View
Giống Gantt chart – hoàn hảo cho dự án dài hạn.
List View
Tối giản, dễ nhìn.
Gallery View
Rất phù hợp khi làm moodboard hoặc lưu ý tưởng hình ảnh.
Khi nào nên dùng Database?
Bạn nên dùng Database khi muốn quản lý:
- Habit tracker
- To-do list
- Dự án cá nhân
- Lịch nội dung marketing
- Ghi chú theo tag
- Hệ thống kiến thức (Knowledge base)
- CRM khách hàng
- Quản lý tài chính cá nhân
Nói cách khác:
Database biến Notion thành “second brain”.
Tải CentriX App để sử dụng Notion AI ngay hôm nay!
Thực hành: Tạo Habit Tracker trong Notion
Đây là ví dụ đơn giản nhất để bạn hiểu Database hoạt động như thế nào.
Bước 1: Tạo Subpage
Tên: Habit Tracker 2025
Bước 2: Tạo bảng bằng lệnh
Nhập:
/table – inline
Bước 3: Tùy chỉnh thuộc tính
| Thuộc tính | Loại | Mục đích |
| Habit | Text | Tên thói quen |
| Done | Checkbox | Đánh dấu hoàn thành |
| Date | Date | Ngày thực hiện |
| Note | Text | Ghi chú |
Bước 4: Tạo Calendar View
Nhấn Add View → Calendar, chọn thuộc tính Date.
Giờ bạn đã có hệ thống theo dõi thói quen trực quan.
Mẹo sử dụng Notion hiệu quả cho người mới
Bắt đầu thật nhỏ
Không cần hệ thống phức tạp.
Chỉ cần:
- 1 page
- 1 database
- vài block cơ bản
Không tạo quá nhiều trang
Tránh rối, tránh loãng.
Sử dụng template có sẵn
Notion có hơn 100+ template miễn phí:
Sidebar là bạn thân
Dùng để điều hướng nhanh, tránh bị “lạc”.
Nhấn dấu / để làm mọi thứ
Dấu / là phím tắt quyền lực nhất trong Notion.
Tổng kết: Bạn đã nắm được nền tảng quan trọng nhất
Sau khi nắm được ba yếu tố cốt lõi gồm Block, Page và Database, bạn đã có nền tảng vững chắc để bắt đầu xây dựng hệ thống Notion theo cách phù hợp nhất với mình. Đây chính là bước đầu tiên để biến Notion thành “bộ não thứ hai” giúp bạn quản lý thông tin, công việc và cuộc sống một cách chủ động và hiệu quả hơn. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng khám phá cách tạo Dashboard, liên kết dữ liệu và xây dựng workflow tối ưu để bạn thật sự làm chủ Notion trong mọi tình huống.
Xem thêm các bài viết liên quan: